συμβουλές για μια επιτυχημένη συμμετοχική διαδικασία

Για την επιτυχημένη διεξαγωγή μιας συμμετοχικής διαδικασίας είναι απαραίτητη η διεξοδική προετοιμασία. Με τον τρόπο αυτό θα δημιουργήστε ευνοϊκές συνθήκες για τη θετική εξέλιξη της διαδικασίας προτού καν ξεκινήσει. Στη διάρκεια της διαδικασίας, αξίζει να ελέγχετε κατά διαστήματα εάν τηρούνται τα απαραίτητα ποιοτικά κριτήρια, ώστε το σχέδιό σας να μην παρεκκλίνει.

 

Ξεκαθαρίστε τον στόχο και την αποστολή σας

■ Ο σκοπός της συμμετοχικής διαδικασίας και το πρακτικό σκέλος αυτό καθαυτό πρέπει να είναι σαφή σε όλους τους συμμετέχοντες. Για να εστιάσετε σε αυτά, ρίξτε πρώτα φως στην αρχική κατάσταση καθώς και στις πρόσφατες εξελίξεις. Π.χ., τι είναι αυτό που μας ενδιαφέρει; Πώς αναμειχθήκαμε σε αυτό το σχέδιο; Ποιοι επηρεάζονται από αυτό;

■ Το αποτέλεσμα δεν πρέπει να είναι προκαθορισμένο και γι’ αυτό είναι απαραίτητο να υπάρχουν περιθώρια ελιγμών. Εάν σε συγκεκριμένους τομείς έχουν ήδη ληφθεί αποφάσεις –εάν, για παράδειγμα, έχει αποφασιστεί να κατασκευαστεί ένας δρόμος και η διαδικασία αφορά μόνο τις λεπτομέρειες εφαρμογής–, αυτές αποτελούν σταθερά σημεία τα οποία πρέπει να καθοριστούν. Για να επιτύχει η διαδικασία, είναι σημαντικό να γνωρίζουν όλοι οι συμμετέχοντες ποια ζητήματα πρόκειται να συζητηθούν και ποια όχι (όχι άλλο).

 

Προσκαλέστε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη να συμμετάσχουν

■ Η συμμετοχική διαδικασία πρέπει να είναι ανοιχτή σε όλα τα άτομα και τις ομάδες που ενδιαφέρονται ή επηρεάζονται από το εκάστοτε σχέδιο. Στην περίπτωση που μια ομάδα ατόμων έχει παρεμφερή συμφέροντα, μπορεί να ορίσει εκπρόσωπο ο οποίος θα υπερασπιστεί τους σκοπούς της στη συμμετοχική διαδικασία. Σχέδια που αφορούν για παράδειγμα το περιβάλλον, μπορούν να τα υποστηρίξουν περιβαλλοντικοί οργανισμοί ή τα περιβαλλοντικά γραφεία των δήμων. Επίσης, είναι σημαντικό να σταλούν προσκλήσεις σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Το ποσοστό συμμετοχής ανδρών και γυναικών πρέπει να είναι κατά το δυνατόν το ίδιο.

■ Για να είναι επιτυχημένη η συνεργασία εντός της συμμετοχικής διαδικασίας, πρέπει να υπάρξει συμφωνία για τις σχέσεις μεταξύ των συμμετεχόντων καθώς και για τη διαχείριση των πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορεί να συμφωνηθεί ότι όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν τα ίδια δικαιώματα και καθήκοντα, θα λαμβάνουν την ίδια πληροφόρηση, θα έχουν τις ίδιες ευκαιρίες να μιλήσουν και θα μπορούν να επηρεάσουν εξίσου το αποτέλεσμα της διαδικασίας.

■ Η προσέλευση σε μια συμμετοχική διαδικασία είναι πάντοτε εθελοντική! Τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να συμμετέχουν με την προϋπόθεση ότι διαβλέπουν τα οφέλη που θα αποκομίσουν από αυτήν και ότι μπορούν να αποσοβήσουν οποιουσδήποτε φόβους τους.

 

Δώστε μεγάλα περιθώρια χρόνου και πόρων

■ Μια συμμετοχική διαδικασία χρειάζεται χρόνο. Για να μπορούν οι ενδιαφερόμενοι να κρίνουν αν διαθέτουν αρκετό χρόνο ώστε να συμμετέχουν, καλό είναι να καταρτιστεί ένα χρονοδιάγραμμα. Σε αυτό θα πρέπει να λάβετε υπόψη, μεταξύ άλλων, χρόνο για τη συμμετοχή σε εκδηλώσεις ή δημόσιες συναντήσεις, για τη μελέτη εγγράφων, για την πρόσβαση σε περαιτέρω πληροφόρηση, για τις διαπραγματεύσεις και για την οργάνωση συναντήσεων. Το χρονικό πλαίσιο πρέπει να είναι αρκετά ευρύ ώστε να υπάρχει άνεση χρόνου και συνεπώς περιθώρια για πρόσθετες ανάγκες που μπορεί να προκύψουν απροσδόκητα.

■ Η εξασφάλιση της αναγκαίας χρηματοδότησης για τη συμμετοχική διαδικασία αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση. Ποια έξοδα μπορεί να προκύψουν στη διάρκεια μιας τέτοιας διαδικασίας; Το κόστος εξαρτάται από τη μέθοδο που θα επιλεχθεί, τη διάρκεια και το μέγεθος του σχεδίου κτλ. – κάθε συμμετοχική διαδικασία κοστολογείται μεμονωμένα. Εάν έχετε έναν μικρό έστω προϋπολογισμό, μπορείτε να πάρετε προσφορές από διάφορους πιθανούς συνεργάτες για την κάλυψη ποικίλων αναγκών όπως ο συντονισμός, η κατάρτιση αναφοράς από εμπειρογνώμονες, η ενοικίαση αίθουσας συνεδριάσεων, η σίτιση κατά τις συνεδρίες, η παραγωγή και διανομή πληροφοριακού υλικού, η ιστοσελίδα.

■ Για να εξασφαλίσετε τους απαραίτητους οικονομικούς πόρους για τη συμμετοχική διαδικασία, θα πρέπει να προσεγγίσετε τις οργανώσεις και τις ομάδες που ωφελούνται περισσότερο από αυτήν. Τέτοιες μπορεί να είναι εκπρόσωποι της τοπικής αυτοδιοίκησης ή πολιτικοί (π.χ. το τοπικό συμβούλιο), ενδιαφερόμενα μέρη/ομάδες ή οργανώσεις που έχουν υποβάλει αίτηση για έγκριση των σχεδίων τους. Καλό είναι να αναζητάτε πάντοτε πόρους σε παραπάνω από μία πηγές. Αυτό διασφαλίζει ότι η διαδικασία θα διαθέτει την απαραίτητη ανεξαρτησία και αξιοπιστία, ώστε να μη δοθεί η εντύπωση ότι τον πρώτο λόγο έχει ο χρηματοδότης.

 

Ξεκαθαρίστε πόση επιρροή διαθέτουν οι συμμετέχοντες και τι θα γίνει με τα αποτελέσματα

■ Όλοι όσοι λαμβάνουν μέρος πρέπει να γνωρίζουν εξαρχής ποια θα είναι η επιρροή τους στο τελικό αποτέλεσμα και τι αποφάσεις δικαιούται να λάβει ο καθένας εντός της συμμετοχικής διαδικασίας. Οι συμμετέχοντες λαμβάνουν απλώς πληροφόρηση, μπορούν να κάνουν τοποθετήσεις επί του ζητήματος ή έχουν ουσιαστικό μερίδιο στη λήψη των αποφάσεων;

■ Επίσης πρέπει να είναι σαφές τι θα γίνει με τα αποτελέσματα της συμμετοχικής διαδικασίας, πόσο δεσμευτικά είναι και πότε θα ενσωματωθούν στις κατοπινές επίσημες δομές αποφάσεων όπως είναι το ψήφισμα του τοπικού συμβουλίου. Τα αποτελέσματα θα προωθηθούν στο τοπικό συμβούλιο ως προτεινόμενη απόφαση ή θα λάβουν τη μορφή ιδιωτικού συμφωνητικού μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών;

 

Συνδέστε τη διαδικασία με ήδη υπάρχουσες διαδικασίες λήψης αποφάσεων

■ Για τις περισσότερες λειτουργίες που πραγματοποιούνται σε δημόσιο επίπεδο, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση που οι αρχές πρέπει να εγκρίνουν την κατασκευή ενός εργοστασίου, προβλέπονται από τον νόμο επίσημες διαδικασίες. Οι άτυπες συμμετοχικές διαδικασίες δεν ορίζονται από τον νόμο, και συνεπώς τα αποτελέσματα τέτοιων διαδικασιών σε γενικές γραμμές λαμβάνονται υπόψη υπό μορφή πρότασης και μόνο. Η στήριξη των πολιτών μπορεί να δώσει μεγαλύτερο κύρος στα αποτελέσματα μιας συμμετοχικής διαδικασίας. Ωστόσο στις περισσότερες περιπτώσεις η ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων στην απόφαση αυτή καθαυτήν δεν είναι κατοχυρωμένη νομικά. Γι’ αυτό και είναι σημαντικό οι άτυπες συμμετοχικές διαδικασίες να συνδέονται με επίσημες διαδικασίες λήψης αποφάσεων.

■ Είναι επίσης απαραίτητο να ανακαλύψετε πόση στήριξη ενδέχεται να λάβετε από πολιτικούς και από την τοπική αυτοδιοίκηση σε αρχικό στάδιο. Ιδανικά οι υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων σε πολιτικό επίπεδο πρέπει να δεχτούν τα αποτελέσματα της συμμετοχικής διαδικασίας και να αιτιολογήσουν οποιαδήποτε παρέκκλιση από αυτά. Μια τέτοια δέσμευση συμβάλλει σημαντικά στην επιτυχία της συμμετοχικής διαδικασίας και αποτελεί για τους συμμετέχοντες ένδειξη του ότι οι πολιτικοί και οι εκπρόσωποι της τοπικής αυτοδιοίκησης τη στηρίζουν και τη λαμβάνουν σοβαρά υπόψη.

 

Σιγουρευτείτε ότι όσοι χρειάζονται πληροφόρηση θα τη λάβουν

■ Για να διασφαλίσετε ότι η συμμετοχική διαδικασία θα προχωρήσει εποικοδομητικά και αμερόληπτα, αποτελεί βασική προϋπόθεση το να καταστήσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες έγκαιρα και μόνιμα διαθέσιμες σε όλους τους συμμετέχοντες.

■ Σε πολλές περιπτώσεις άτομα που δεν ενέχονται άμεσα στη συμμετοχική διαδικασία ή δεν μπορούν να λάβουν μέρος μέχρι τέλους, ωστόσο ενδιαφέρονται έντονα γι’ αυτήν. Οι δημόσιες σχέσεις σάς δίνουν τη δυνατότητα να επιτύχετε διαφάνεια και χάρη σε αυτές μπορεί κάλλιστα να διευρυνθεί η στήριξη του κοινού στη διαδικασία.

■ Η κατάλληλη τεκμηρίωση της συμμετοχικής διαδικασίας με τη μορφή ενδιάμεσων αναφορών, επίσημων πρακτικών των συνεδριάσεων, φωτογραφιών κτλ. καθιστά τα αποτελέσματα κατανοητά και σαφή ακόμα και σε άτομα που δεν λαμβάνουν μέρος στη διαδικασία. Επίσης διευκολύνει την επιχειρηματολογία έναντι των πολιτικών που θέλετε να αποφασίσουν για την εφαρμογή των αποτελεσμάτων της συμμετοχικής διαδικασίας.